PDF Print E-mail

Bagian Administrasi Umum :


A. Tata Persuratan :

  • Surat masuk :
    • Memproses surat masuk yang meliputi; mengagendakan, memberi lembar disposisi, mendistribusikan surat sesuai dengan disposisi ketua dan menyimpan sebagai arsip.
        
  • Surat keluar :
    • Memproses surat keluar yang meliputi; membuat konsep, pengetikan kembali setelah konsep disetujui Ketua, mengagendakan surat keluar dan pendistribusian.


B. Tata Kearsipan :

  • Mencatat, menyimpan, memelihara dan merawat, menyajikan kembali, menilai dan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi.


C. Pengelolaan Sekretariat :

  • Tata Arsip Kantor :
    • Mencatat, menyimpan, memelihara dan merawat, menyajikan kembali arsip yaitu: rekaman informasi berupa: media kertas, film, kaset, video, elektrik dll.  
  • Tata Naskah :
    • Mencatat, menyimpan, memelihara dan merawat, menyajikan kemabali arsip yaitu : rekaman informasi berupa: media kertas, film, kaset, video, elektrik dll.
  • Pengelolaan Kantor :
    • Menyusun dan meletakkan barang inventaris kantor secara sistematis.  
  • Sistem informasi :
    • Melaksanakan proses pengarsipan dan pengadaan bahan informasi yang berguna bagi organisasi.
  • Penyelenggaraan rapat-rapat :
    • Penyelenggaraan rapat pengurus dan penyusunan risalah rapat.


D. Pelaporan :

  • Menyusun laporan secara berkala kepada DWP satu tingkat diatasnya.


E. Rumah Tangga :

  • Menata ruangan dan menjaga kebersihan kantor dan gedung :
    • Melakukan penataan dan pemeliharaan gedung DWP Kemlu yang meliputi : deteksi dini kerusakan, tindakan perbaikan, pemantauan terhadap kebersihan gedung.
    • Pemeliharaan kebersihan taman yang meliputi: gedung DWP Kemlu, Gedung Posyandu Dahlia dan Alamanda Jurangmangu. gedung Posyandu Anggrek, gedung Serba Guna Gandaria, Gedung Posyandu Puspita Pondok Aren.
    • Pengadaan alat kebersihan dan keperluan gdung DWP Kemlu dan melakukan pemantauan terhadap ketersediannya.
  • Menyiapkan ruang rapat beserta perlengkapannya :
    • Mengatur ruang dan peralatan lain yang diperlukan rapat seperti : sound system, kursi dll.
  • Penyediaan konsumsi beserta keperluan sejenis :
    • Menyedikan peralatan dapur dan kebutuhan pendukung lainnya.
  • Menjaga ketertiban dan keamanan kantor dan gedung :
    • Melakukan upaya penertiban penggunaan barang-barang berharga kantor, pengadaan dan perbaikan kunci lemari penyimpanan dll.
  • Penginventarisasian dan perawatan kendaraan dinas yang meliputi : 
    • Pengaturan operasional penggunaan kendaraan
    • Pemeliharaan kendaraan dinas :
      • pembayaran STNK
      • Asuransi
      • Perawatan mesin/AC
      • Ganti oli mesin
      • Ganti oli gardan
      • Bensin


F. Logistik :

  • Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) :
    • Melakukan pembelian ATK secara berkala.
  • Pengadaan barang-barang kebutuhan kantor lainnya :
    • Meliputi barang cetakan: blanko, amplop, kartu ucapan, piagam penghargaan dll., menghubungi percetakan
  • Pemeliharaan barang-barang Kantor : 
    • Melakukan service berkala terhadap barang-barang kantor : 
      • Service AC
      • Service Komputer 
      • Service Photocopy 
      • Service Faksimili
    • Melakukan pembelian barang-barang kantor yang telah rusah/tua.
    • Penginventarisasian semua kekayaan kantor/organisasi :
      • Melakukan pendataan/penginventarisasian, pemantauan, dan pelaporan semua kekayaan kantor/organsisasi.

G. Kepegawaian :

  • Penerimaan Pegawai :
    • Melakukan penyeleksian terhadap calon pegawai sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan
  • Pembinaan dan penertiban disiplin pegawai :
    • Melakukan pembinaan dan pemantauan terhadap kerjawa pegawai termasuk memberikan sanksi.
  • Sosialisasi hak dan kewajiban pegawai :
    • Menyusun aturan yang berlaku bagi seluruh pegawai.
  • Kesejahteraan pegawai :
    • Memberikan penghargaan atau tips:
      • THR Pegawai
      • Tips
      • Lembur
      • Jasa pengemudi
      • Jasa Photocopy
      • Jasa Penanggung jawab gedung :
        • Serba Guna Gandaria
        • Posyandu Jurang Mangu
        • Posyandu Kompleks 78
        • Posyandu Kompleks 74.